＃ビジネスライティング「伝わる文章とは？」
2019年04月22日
書店に行くと、
「伝わる文章」関連の本だけで
数十冊も並んでいます。
それだけ多くの人が
「伝えたい」
けれども
「伝わらない」
と悩んでいるということでしょう。
ではさっそく本題ですが
「伝わる文章」とは
どんな文章だと思いますか？
それを考える前に質問です。
あなたの目的は、
本当に「伝えること」ですか？
あなたが取引先にメールを送ったり、
企画書を提出するのは、
その内容を「伝える」ためですか？
もちろん
それだけではないですよね。
たとえば
アポイントの依頼メールだったら
「アポイントを受けてもらう」こと、
企画書だったら
「その企画を承認してもらう」ことが
目的ではないでしょうか。
ということは
「伝わる文章」とは
読んだ相手が何らかの行動を起こす
つまり
「人を動かす文章」である
と言えます。
逆に言うと
「伝わらない文章」とは、
読んだ後に何をしたらいいのかわからない、
提案された行動をしたいと思えない、
「動きたいと思えない文章」
とも言えます。
「人を動かす」と言えば、
全世界で1500万部以上の大ベストセラーで
デール・カーネギーが書いた著書の
タイトルでもあります。
カーネギーによると、
人を動かす3原則は
1. 盗人にも五分の理を認める
（相手を批判しない）
2.重要感を持たせる
（承認欲求を満たす）
3. 人の立場に身を置く
（強い欲求をおこさせる）
です。
相手を批判せず、
大切な人として接し
相手の立場になってやる気をおこさせる、
どれも、
「読み手」に矢印を向けなくては
できないことです。
とかく仕事をしていると、
「〇〇をして下さい」
「△△をお願いします」など、
要求される機会が多く、
慢性的に心理的な負担を感じている人が
ほとんどです。
そんな中で、
いきなり要求するのではなく、
読む側への配慮が感じられると、
「それなら聞いてみようかな」と
心の中に「受け入れる余裕」がうまれます。
具体的には
①相手への配慮を言葉で示す。
例）テンプレート、コピぺの文章だけでなく、
パーソナルな一言を添える。
「先日◯◯して頂いたお陰で
スタッフも喜んでおりました。」等。
②相手が行動するための障害
（時間、手間、コスト）をなるべく少なくする。
例）
・大量のメールの中からでも見つけやすいように
タイトルや送る時間を工夫する。
・最小限のやりとりで済むように、
要件、日時、場所等をわかりやすく記載する。
・担当者以外でも理解、説明できるような
わかりやすい資料、図表を添える。
（持ち帰って他社と比較、検討しやすい）
③行動するメリットとその根拠を明確に伝え、
決断しやすくする。
例）◯◯を導入することで、
求人集客率が△%アップした
という実績があります。
④ためになる、心を動かす
（面白い、ほっこり、しみじみなど）内容を
提供することで、
信頼を貯金する。
例）このコラムはここを目指しています。
その文章を伝えることで、
相手にどんな行動をしてほしいか？
この文章は相手がその行動を起こしたい内容になっているか？
書き終わった文章を読みながら、
ご自分に問いかけることで、
「伝わる文章」に近づいていくことでしょう。
カテゴリ：スキルアップコラム
