Swan Styleのスキルアップコラム

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#ビジネスライティング「書く心も磨く」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

自慢ではないですが、子どもの頃から文章力には自信がありました。

 

読書感想文や、小論文なども

楽しんで書いていました。

 

しかし、この自信、就職してから見事に打ち砕かれました。

 

チラシなど広告全般を

制作する部署に配属された頃のことです。

 

 

自信満々でコピーを書き

指導係の先輩にチェックしてもらったところ、

赤字だらけで返ってきました。

 

指摘された内容は

 

伝えたいことがわからない、

読者にこの専門用語は伝わらない、

主語がない、

読点の打ち方がおかしい、などなど。

 

正直、凹みました。

 

私の頭の中では、情報収集もして

考え抜いて、この流れで完璧!と思ったのですが、

読み手の頭の中は同じではありません。

 

先輩の直した赤字を読んでみると、

確かにわかりやすく、

すっと頭の中に入ってきました。

 

今でもあの悔しさは忘れられません。

 

経験を積むことで、文章を書くコツは

少しずつ身に付いていきました。

 

しかし、先輩の教えで重要だったのは、

具体的なテクニックよりも

読み手を具体的にイメージすることでした。

例えば、

どのくらいの年代の人なのか、

伝えたい内容について読み手はどのくらい

基礎知識や興味関心があるのか、

 

ゆったりと時間をかけて読むのか、

忙しい中のスキマ時間で読むのか  など。

 

読み手の環境が異なれば、

伝わりやすい文章も異なります。

 

例えば、社内の資料で

専門用語を全員が理解している状況であれば、

それらを使って完結に、より深い内容を。

 

プレゼンテーションの資料ならば、

専門用語の解説も踏まえながら、

クライアントにとってのメリットが

短時間でわかる書き方を。

 

メールでは、箇条書きや改行を上手に使いながら

伝えたいことを短文で、はっきりと。

 

どんなに頑張っても

読み手の頭の回路を正確に予測することはできません。

 

それでも、できる限り予測するために、

常にアンテナを張って情報を収集し、

いろいろな立場の人と

コミュニケーションをとること、

そのための努力を怠らないことが

重要だと教わりました。

 

おかげで伝わる回数が増えてきたように思いますが、

今でもたまに失敗をします。

日々、精進せねば、と肝に銘じています。

 

また、読み手側として、たまに、

何を伝えたいのか、どのような依頼をしてきているのか

何度読んでも理解できない

メールや報告書に出会うことがあります。

その場合、自分の理解力不足を感じながらも

電話で確認することにしています。

 

これはやりとりしている2人にとっても

管理者、経営者の視点から見ても

時間と労力の無駄です。

 

めまぐるしく変わるビジネス環境の中、

早く、正確に伝える重要性は増してきています。

 

メールやプレゼン資料、

議事録や報告書、社外への広報資料…

ビジネスパーソンにとって

書く機会はたくさんあります。

 

この機会に現場で働く方だけでなく、

指導する立場にある方も

書く技術だけでなく

書く心までも磨いてみませんか。