Swan Styleのスキルアップコラム

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♯タイプ別診断 自分の成功パターン、失敗パターンを知ることで、得られること

こんにちは、ブログ担当の出澤です。

「失敗は成功のもと」などとよくいいますが、ビジネスマンとしては、できれば失敗は最小限に、最大限の成功を納めたい、というのが本音でしょう。そこで今回は、自分の成功パターン、失敗パターンを知る方法と、知ることで得られるメリットについてご紹介します。

1.「自分を知る」ための2つのツール

自分の成功パターン、失敗パターンを知るためには、まずは「自分を知る」ことが重要です。

「自分を知る」ために一番早いのは、「他人に評価してもらう」ことです。できれば、直属の上司や同僚だけでなく、「360度フィードバック」といって、上司、同僚、部下、取引先など、様々な層から評価するシステムが理想的ですが、現実的には難しい場合もあるでしょう。

そこで、自分を知るためのオススメのツールを2つご紹介します。

 

1)ストレングスファインダー

2001年に出版されて80万部以上のベストセラーとなった「さあ、才能(じぶん)に目覚めよう」で提唱されている、自分の強みを「見える化」する方法です(2017年に新版リリース)。書籍に書かれているアクセスコードを入力し、設問に答えることで、自分の「強みトップ5」が明らかになります。

 

2)VIA-IS

ポジティブ心理学の第一人者であるクリストファー・ピーターソン博士とマーティン・セリグマン博士が開発した強み診断ツールです。オンラインサイトにて無料で診断することができます。

http://www.positivepsych.jp/via.html

 

2.パターンを知ることで、失敗した自分を無駄に責めなくなる

自分の強みの切り口がわかると、確かにこういう場面では力を発揮できた、こういう時は契約につながらなかったなど、過去の成功、失敗の「パターン」が見えてきます。

例えば、自分の強みが「コミュニケーション」であるとわかった時、チームメンバーと共にお客様と関わる事業の時は大きな結果を出せたけれども、企業分析や資料作成など、一人で業務をやる必要がある時は困難を感じている、などです。

 

「パターン」を知ることで、たとえ失敗したり壁にぶつかったとしても、「この状況をどうしたら成功パターンに変えることができるのか?」と「自分自身」と切り離すことができるため、自分を必要以上に責めたり否定することが少なくなります。

 

3.成功パターン、失敗パターンを共有する

自分の苦手分野がわかったとしても、「私はこの仕事は苦手なのでできません。」というのは、仕事ではなかなか通用しないでしょう。

 

そこでお勧めしたいのが「自分の強みを活かして会社に貢献できること」と「苦手分野をカバーするための方法」を上司やメンバーに報連相すること、です。

「私は過去にこのような実績があり、この分野では会社に対してこの貢献ができます。この分野はまだ課題が残っているので、解決できるよう努力します。しかし、得意な◯◯(部署・人)の力をお借りできたら、より良い成果が得られると思います。」と、「貢献できる具体的な根拠」と、あくまでも努力もする意思がある上で、「サポートしてほしい具体的な内容」を共有するのです。上司によっては、配慮してくれる場合もあるでしょう。

 

もしそれが難しい場合でも、自分で成功、失敗パターンを知っていれば、業務を行うたびに「自分の成功、失敗パターン」の引き出しが増え、失敗パターンに陥る前に事前準備を十分に行ったり、ダブルチェックの機会を作ったりと、未然に防ぐ方法も蓄積していきます。

 

成功、失敗の結果のみで一喜一憂するのではなく、自分の強みを活かしながら会社やチームに貢献していくために、自分の「パターン」を知ることをぜひ心がけてみてください。

♯タイプ別診断 自分の仕事の「型」を知っていますか?

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

個人やチームで仕事をする際に、

自分の仕事の進め方に「型」があることをご存じですか?

 

私は、運よく社内研修で

型を知る機会がありました。

 

研修では、いくつかの質問に答えることで

大きく4つの仕事の型に分類。

それぞれの強み・弱みについて解説がありました。

 

私の場合、
強みは
「地道なデータ分析力、チーム全体のサポート力」

弱みは
「データにこだわるあまり、新規アイディアが出にくい、
仕事の進みが遅い」
という結果でした。

私がぼんやりと自覚していた強み、弱みを

客観的に指摘され、

すごく腑に落ちたのを今でも覚えています。

弱みも上司に指摘されるより

すんなりと受け入れられました。

 

当時、同じ部署に、斬新なアイディアを出し、

大きな成績を上げるタイプの人がいました。

とてもかっこよくて、真似してみようとしましたが、

数年かけてもさっぱりできません。

 

しかし、研修を受けてみると、

その人とは型が正反対の立場。

真似しようとするよりも、

お互いの強み・弱みが補完しあえる関係なので、

サポートしあった方がよい、という

講師からのアドバイス。

 

それ以来、真似することをやめました!

 

仕事の進め方に型があり、

それぞれの型に強み・弱みがあることがわかったため、

苦手な分野は躊躇せず、

メンバーの力を頼ることができるように。

 

1人で仕事ができない人のようにも見えますが、

私の苦手分野は相手の得意分野。

 

お互いに強みの部分を頼り、頼られて仕事をしていくと、

気持ちが良くて

チームの和も良くなっていくように感じました。

 

仕事をしている中で、

自分の仕事の型がある程度見えてくることも
あるとは思いますが、一度、客観的に診断できる

研修等を受けてみることもおすすめします。

 

自覚していない強みに気づき、

さらなる飛躍が期待できるかもしれません。

 

弊社ではタイプ別診断や交流分析の

研修も行っています。

 

個人の才能を最大限に活かし、

チーム全体の力を底上げするために

取り入れてみてはいかがでしょうか。

♯マネジメント「年上の部下を持った際に気をつけたいポイントとは?」

部下を持つということは、それだけでも難しいもの。
ましてやその部下が年上だと気苦労も倍増します。

1、 なぜ年上の部下は苦労するのか?
この場合、組織では自分が指示を出す「上」の立場であるのに、年齢では相手を敬うべき「下」であるというねじれ現象が生じています。

上の立場として 「指示命令や改善を促す」
下の立場として 「相手を尊重する」

どちらかに偏るのではなく、バランスよく接することが、年上の部下をマネジメントする際に重要です。
そうでないと「注意すべきことが遠慮して言えない」など、自分の行動がブレてしまうのです。

2、まず自分の役割は何か?を考えよう
部下が年上の場合、どのように指示をしたらよいのか?ばかりにフォーカスしてしまいがちです。
しかし、あなたの役割は部署のミッションを達成させるために、部下のパフォーマンスを最大限に発揮させることであると認識しましょう。

そのためには、相手の行動を促すような接し方を心がけることが大切です。
参考になるのが、D・カーネギーの名著「人を動かす」にある「人を動かす3原則」です。

(1)盗人にも五分の理を認める
(相手を批判しない)

(2)重要感を持たせる
(承認欲求を満たす)

(3)人の立場に身を置く
(強い欲求をおこさせる)

部下が年上の場合、自分の方がキャリアや経験がある、などと自負している場合が多いため、上から目線で指示を出したり、皆の前でミスを正したりすると、プライドを傷つけてしまい、関係性が悪化する場合があります。

部下の方が経験値の高い面は素直に認めて敬意を評し、教えてほしい、力になってほしい、と「重要感を持たせる」ことが大切です。

3、年上の部下に注意する際の2つのポイント
部下がミスをしたり、業務を遂行しない時には、年上であっても修正するように促すことも必要です。
言いにくいから、と目をつぶっていると、他のメンバーからの信頼を失うことにつながります。

伝え方のポイントは以下の3つです。

(1)具体的なゴールを示す

業務が理想通りに進んでいない場合、こちらが望むゴールと部下の目指すゴールがずれている場合があります。

「なんのために(目的)、なにを(対象)、いつまでに(納期)、どのレベルの水準で(要求水準)」やってほしいかを具体的に示します。

(2)裁量度を明確にする

「ここだけは守ってほしい」というポイントと、「このやり方は◯◯さんに任せる」という自由度を明らかにしてあげましょう。部下は動きやすくなります。

(3)否定形ではなく、肯定形で伝える

「◯◯しないように」という否定的な表現だと、制約のニュアンスが強くなるため、年上部下からは拒否反応を示される場合があります。
例えば
・遅れないようにしてください→間に合わせましょう
・誤りのないように→精度を高く
など、肯定的な表現を心がけましょう。

いかがでしたか?

年上、年下に関わらず、相手を人として尊重し、どうしたら部下のパフォーマンスを最大限に発揮させ、部署のミッションを達成させるか?を考え続けましょう。それによってあなたの管理職としての資質も日々磨かれてゆくこと、間違いありません。

♯マネジメント「年齢差で苦労しないために必要なこと」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

「私の方が年上で教える立場なのに、逆に教えてもらって申し訳ない」

異動してきた先輩が、開口一番放った言葉。
最初、この言葉の真意を理解できませんでした。

私としては、年上の人に教えるという難しい機会、
自分のコミュニケーション力を上げる絶好のチャンス!
と意気込んで臨みました。

先輩は社歴も人生経験も、私より豊富。
命令口調にならないように気を付け、
上司や取引先との打ち合わせの際は、
先輩にメインで話してもらうなど、
全面的に先輩を立てるようにしました。

それでも、私の方が説明する機会があると、
先輩の顔はとても険しくなり、
冒頭のセリフが繰り返されました。

先輩は、年下の方が自分より詳しいという
状況が我慢できなかったのでしょう。

私は、会社のために説明しているのに
でしゃばるな、と責められているように感じ、
当初のやる気はしぼんでいきました。

その当時の私は、結局どのようにコミュニケーションを
とっていけばいいのかわからず、
気持ちを抑え込んでしまいました。
今思えば、上司に相談したり、先輩に腹を割って話したりすれば
何か変わったかもしれません。

そして研修を受けるなど、自分の中で学びの機会を作り、
このような場合のコミュニケーションの選択肢を
持っておけば、もっとスムーズにできたのかもしれません。
自己流のコミュニケーションでは、やはり限界があります。

年齢の上下と立場の上下が入れ替わるケースは
今後ますます増えることが予想されます。

管理職になった時に初めて
マネジメント研修や部下指導研修を
受けるケースが多いと思いますが、
今後はもっと早い段階で必要になって
くるのではないかと感じます。

年齢や立場の上下の関係を大事にすることは
大切なことです。
でもそのことが、業務遂行や職場の雰囲気に、
影響を与えることのないよう、
コミュニケーションの取り方の選択肢を自分の中で増やす、
そのための学びの機会の重要性を、今改めて感じます。

♯レジデンスフロントコンシェルジュ「管理人さんとの様々なエピソード」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

今までいろんな管理人さんに出会い、

いろいろなやり取りがありました。

 

 

まずは、残念だった話をご紹介します。

 

粗大ごみの廃棄を依頼したり、倉庫の鍵を借りたりと

オフィスビルの管理人さんに頼むのは、新人の仕事でした。

 

管理人さんは年配の男性でしたが、依頼すると、

「やれやれ」という心の声が見えるような対応。

 

管理人さんの担当業務だから頼んでいるのに、と

なぜ?と気持ちが凹みました。

 

年月を経て、管理人さんに顔を覚えてもらったら

にこやかに対応してもらえるようになりましたが、

顔見知り以外は信頼されないのか?と

それもなんだか悲しくなりました。

 

次は、嬉しかった話を2つ。

ある日、住んでいたマンションの下の階の人から

私の部屋から水漏れをしていると連絡がありました。

 

どうも台所の排水が原因のようで

急いで管理人さんに連絡すると、

あっという間に修理してくれました。

 

老朽化が原因だったため、

下の階の人への謝罪や説明も管理人さんが行ってくれました。

 

室内に設置済みのエアコンが故障した時も

連絡したらすぐに交換手配をしてくれました。

 

いずれの場合も私の使い方が悪いのでは?といった

疑いをかけることもなく、

面倒だなぁという顔をひとつせず

迅速に対応してくださいました。

本当に心地良かったです。

 

最後はオフィスビルでの話。

 

仕事中、急に電気が消えたので

顔を上げると、フロアのブレーカーから白煙が!

 

管理人さんがすぐに業者に連絡し、

翌日には交換作業が完了。

 

照明関連のブレーカーだったので、

薄暗い中で仕事をしたものの、

仕事に大きな影響はありませんでした。

 

後で話を聞いてみると、

業者の方に優先してきてもらえるよう、

いろいろ骨を折ってくれていたそうです。

 

突発的な出来事でも焦らず、迅速に

対応してくれた管理人さんの経験値に感動しました。

 

管理人さんの対応1つで

こちらの気持ちも左右されてしまうことを

改めて実感しています。

♯ビジネスマナー 「初回商談時に”整えるべき”ポイントとは?」

ビジネスシーンだけでなく

人とのコミュニケーションにおいて

「第一印象が大切である」ということは

周知の事実でしょう。

 

諸説ありますが、

第一印象は大体6〜15秒で決まる、

と言われています。

 

それは目の前の相手が

「敵か味方か?」を

瞬時に判断しないと命に関わっていた動物の本能が

今でも無意識のうちに働いているからです。

 

一度相手に「敵」と認識されてしまうと、

それを覆し、

商談成立にもちこむのは至難の技です。

 

学生時代だったら

「初めて会った時は怖いと思ったけど

話してみたらいいやつだった」と

笑い話にもなるでしょうが、

ビジネスシーンではそうもいきません。

 

だからこそ優秀なビジネスマンほど

第一印象に気を配っているのです。

 

では初めてお客様と会う時に

何に気をつけたらいいのでしょうか?

 

それは大きく分けて

「見た目」「話し方」の2つです。

 

この「話し方」は、

話す内容ではなく、

声やトーン、スピード、間などのことです。

 

有名な「メラビアンの法則」でも

人は目から55%

耳からは38%、

言葉からはたった7%しか情報を得られていない

とされています。

 

あなたがどんなに商品やサービスの素晴らしさを熱弁しても

見た目や話し方の印象が悪ければ

残念ながらお客様は聞く耳を持たないのです。

 

まず「見た目」で大切なことは

「身だしなみ」「清潔感」です。

 

「オシャレ」はどちらかというと

印象を「プラス」にするためにするのに対し、

「身だしなみ」「清潔感」は

「マイナスにしない」ために心がけます。

 

つまり社会人として「最低限のこと」に気を配る

ということです。

 

具体式には

・髪はきちんとセットされ、表情がみえるか

・スーツやシャツにシワやほつれはないか

・爪は伸びていないか

・靴は汚れていないか、等々。

 

見た目ではないですが、清潔感として

タバコや汗の匂いはないか、も重要でしょう。

 

これらは先ほども触れた通り、

できているから好印象になる、というよりは、

できていない場合

「自分の身だしなみも管理できていない人」イコール

「顧客の細かなニーズに対応できない人」とイメージされ、

スタート地点から自分を不利にすることとなるのです。

 

次に「話し方」ですが、

「聞き方」も含まれます。

 

どうやって商品を売り込もう、と

「自分がどう伝えるか」ばかりに目を向けるのではなく、

・自然な笑顔で

・端的でわかりやすい説明をし

・一方的に話すのではなく、お客様の話に耳を傾け

・相槌、うなずき、メモを取る、など

貴重なお客様の時間を無駄にせず、

新たな価値を提供することでお役に立ちたい、

という意識を持って臨むことが重要です。

 

つまり「見た目」と「話し方」を整えることは、

「お客様」を意識することであり、

これらができていない人が

なかなか商談が成立しないのは当然のことなのです。

 

もし自分がお客様だったら

私からこの商品を買いたいだろうか?

 

商談前に鏡に向かって問いかけてみてはいかがでしょうか。

♯デジタル教材 「使い分けて効果的に学習!スマホ学習のメリット」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

終身雇用制度が終わりを迎えつつある今、

キャリアプランを複数確保しておきたい、

いつ会社を飛び出しても

次の仕事にすぐにつけるように準備したい、

という方も多いのではないでしょうか。

 

私もその1人です。

 

いざと言う時に困らないよう、

手に職となる資格を取ることにしました。

 

それは「保育士」。

 

もともと教育に興味があり、

保育士不足も深刻ですので、

もしもの時にすぐ職につけそうと思ったのが理由です。

 

仕事・家事・育児に忙しい毎日で

スクールに通う時間・金額のゆとりはないので

通信教育を選びました。

 

それても、落ち着いて座り

テキストを開く時間は確保できず、

もっぱら通勤電車内で勉強しました。

 

 

幸いなことに、朝は立ちながら

テキストを広げて読める混雑具合だったので

すっきり頭で知識をインプット。

 

帰りは運が良ければ途中から座れましたが、

1日働いてきた頭は疲れすぎていて

テキストを読んでも全く頭に入ってきませんでした。

 

そこで役立ったのが、スマホです!

 

通信教育のサービスの1つとして

テキストの単元ごとに

スマホで小テストが受けられるようになっていました。

 

疲れた頭でも、短い問題を読み、

4択のクイズをポチポチと回答するくらいなら

どうにかできました。

 

スマホやデジタル教材の良いところは、

間違えた問題を、

何回も繰り返して自動的に出してくれるところ。

 

自分で正誤をメモし、

間違えた問題だけを取り出して

やり直す必要はありません。

 

間違えた問題は

しつこいぐらい繰り返し出されたため、

苦手な分野が自然と鍛えられ、

覚えられるというメリットがありました。

 

朝、テキストが広げられないくらい

混雑してしまったときも

右手はつり革、左手はスマホで勉強。

通勤時間を有効活用できました。

 

キーワード解説もありましたが、

私の場合、スマホで文章を読んでも

頭になかなか入ってこなかったので、

ひたすらアウトプット中心に使いました。

 

持ち運びに便利な上に、

苦手な分野も苦労せずに覚えられる。

 

今までスマホやデジタル教材は

何だか苦手と、試しもせずに、

避けていた自分を恥じました。

 

おかげさまで無事に保育士試験に合格!

今の仕事が充実しているので

保育士としては活躍していませんが、

いざという時に役立つ資格あるというのは

心強いものです。

 

現在、子供向け通信教育の大手の会社でも

タブレット教材を扱っていますし、

勉強の動画をスマホで見ながら

受験勉強をしている学生もいる時代。

 

デジタル教材が当たり前という世代には

デジタル教材の方が

理解しやすい、わかりやすいとなっていくのでしょう。

 

世の中の流れに乗り遅れないよう

新しいことには挑戦し続けていきたいものです。

♯アンガ―マネジメント「怒りの裏にあるお客様の「本当の要望」は何か?」

近年「アンガーマネジメント」という言葉をよく見かけるようになりました。

 

アンガーマネジメントとは簡単に言うと

「怒りをコントロールする力」を身に付けることです。

 

数年前までは、上司が部下のミスを怒鳴り散らして叱る、

というのはドラマなどでもよく見かける光景であり、

問題になることはあまりありませんでした。

 

しかし現在では、

多くの企業や労働局内に「パワハラ相談窓口」が設けられており、

相手に怒りをぶつけただけで「パワハラ」と認定され、

左遷、降格、自主退社など不利な立場になることが多くなっています。

 

そのため、怒りの感情と向き合う

「アンガーマネジメント力を身につけよう」という人が増えているのです。

とはいえ、アンガーマネジメントは

「自分」の怒りの感情をコントロールする方法であり、

お客様など、「他人」の怒りをコントロールすることはできません。

 

しかし、アンガーマネジメントの概念を理解することで、

お客様に感情的に責められた際のダメージを最小限にすることができます。

 

では具体的に、

どのようなことを心がければよいのでしょうか?

 

まず大切なことは、

「怒りの構造」を理解すること、です。

 

一般社団法人日本アンガーマネジメント協会代表理事安藤駿介さんの

「誰にでもできるアンガーマネジメント(KKベストセラーズ)」によると、

「怒り」は第二次感情と言われており、

突然湧いてくることはありません。

 

心の中にある、

不安、つらい、苦しい、悲しい、疲れたなど、

マイナス感情(第一次感情)が刺激された時に、

それをうまく伝えられないために、

怒ることで表現しているのです。

 

なぜ怒るという表現方法を使うのかというと、

それが相手に最も伝わる方法だと思っているからです。

 

ですので、お客様が感情的に怒っている時に、

「怒られている」ことにフォーカスし、

「早く冷静になってくれないかな」とばかり思っていると、

お客様は自分の要求が伝わっていないと感じ、

怒りがエスカレートする場合があります。

 

まずは、

「お客様の第一感情(要望)は何なのだろう?」

というアンテナを立て、

じっくりお客様の声に耳を傾ける姿勢を見せます。

 

するとお客様は、

怒らなくても伝わるのだと理解し、

少しずつクールダウンしていきます。

 

同著によると、お客様が何を求めているのかを探る際に、

以下の3つのタイプに分けるとわかりやすいそうです。

 

1.様子見タイプ

クレームを言ってみたいだけ。ある意味、本気で問題を解決したいとは思っていない。

2.他責タイプ

自分には一切非がないと思っており、相手を追い込めれば満足。

3.カスタマータイプ

お互いに譲歩できる落とし所を見つけようとしている。

 

1、2のタイプは、

クレームを言うこと、

相手を追い込むことが目的であり、

何をして欲しいのか、

本人自身も理解していない場合が多いため、

なかなか要望が出てきません。

 

その際は、

じっくり話を聞いた後、

クレームを伝えてくれたことに感謝を示すと

納得する場合が多いようです。

 

3のタイプは、

御社の製品、サービスを今後も使っていきたい、

もっと良くなってほしい、

と言う思いかある場合が多いため、

じっくりと要望を聞き、

解決策を提案することで、

今後リピーターに成長する可能性があります。

 

いずれにせよ、

お客様の「怒り」の感情に振り回されず、

その裏にある本当の要望に耳を傾けることで、

あなた自身の心の健康も保ちつつ、

顧客満足につなげていきましょう。

 

#アンガーマネジメント「先輩の怒りから学んだ、イライラをヒントに転換するコツ」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

ビジネスでも、プライベートでも

毎日のようにささいな

怒りやイライラを感じます。

 

しかし、感情を爆発させて良いのは

小さな子どもくらいでしょう。

一人前の大人としては、

感情を上手にコントロールしたいものです。

 

特に怒りの感情には注意が必要です。

コントロールができないと何が起きるでしょうか。

先輩とペアで仕事をしていた時のことです。

 

ある取引先の営業の方は

打ち合わせの際、常にメモを取りませんでした。

 

さすが慣れた営業の方、

いちいちメモを取らなくても、

スケジュールや金額など

細かい情報も覚えられるのか、と

最初は感心していました。

 

しかし、仕事を進めていくと、

何度も同じことを確認されるように。

 

経験豊富な営業の方に

失礼にあたる気がして

「メモを取ってください」とは言えませんでした。

 

もしかしたら

聞きながらメモを取るという

2つの動作を同時に行うのが苦手かもしれない、

目の前でメモを取るのが失礼だという考えで

打ち合わせ後、こっそりメモを取っているのかも…

とも考えていました。

 

私たちとしては、仕事に支障が出ないよう、

打ち合わせ後、メールで話した内容をまとめていました。

 

しかし、営業の方の確認不足により

ついに私たちに損失が出る事態に。

 

営業の方が謝罪に訪れた会議室で、

ついに先輩の怒りが爆発しました。

 

「どうしてこうなったんですか!」

「なぜ確認しなかったんですか!!」

大声で怒る声が会議室に響きました。

 

同席していた私たちの上司が

「そんなに怒らず、対応を考えよう」と促しても

「先方の肩を持つんですか?!」と

さらにヒートアップ。

 

怒りを受けた営業の方は委縮してしまい、

思考停止状態に。

 

同席している私も一緒に怒られているような気分になり、

なんだか居心地の悪い時間を過ごしました。

 

確かに確認をしていれば防げたミスでした。

先輩は仕事に厳しい人だったので、

簡単なミスが許せなかったのでしょう。

 

しかし、起きてしまったものは

怒りを爆発させても

どれだけ相手を責めても

結果は変わりません。

 

この事例では、今後のミスを防ぐために

業務フローを企業間で見直すことが必要なこと。

 

短くても相手の心に刺さるように

怒りの感情を伝えることはできます。

 

怒りを感じたら、まず冷静になり

原因を把握し、

解決したい方向性を見つけてから

相手に伝えることが大事だ、と

先輩を反面教師にして学ぶことができました。

 

また、怒りに任せて行動してしまうと

感情の波に流されてしまう人と認識され

あなた自身の評判を落とすこともあります。

 

怒りやイライラは不満の証。

そこには業務改善や新商品・新サービスのヒントが

隠されています。

 

怒りを感じなくすることはできませんし、

する必要もありませんが、

よりよいビジネスのため、

あなたの評価を下げないためにも

コントロールする技術を学んでみませんか?

#ビジネスライティング「伝わる文章とは?」

書店に行くと、

「伝わる文章」関連の本だけで

数十冊も並んでいます。

 

それだけ多くの人が

「伝えたい」

けれども

「伝わらない」

と悩んでいるということでしょう。

 

ではさっそく本題ですが

「伝わる文章」とは

どんな文章だと思いますか?

 

それを考える前に質問です。

 

あなたの目的は、

本当に「伝えること」ですか?

 

あなたが取引先にメールを送ったり、

企画書を提出するのは、

その内容を「伝える」ためですか?

 

もちろん

それだけではないですよね。

 

たとえば

アポイントの依頼メールだったら

「アポイントを受けてもらう」こと、

 

企画書だったら

「その企画を承認してもらう」ことが

目的ではないでしょうか。

 

ということは

「伝わる文章」とは

読んだ相手が何らかの行動を起こす

つまり

「人を動かす文章」である

と言えます。

 

逆に言うと

「伝わらない文章」とは、

読んだ後に何をしたらいいのかわからない、

提案された行動をしたいと思えない、

「動きたいと思えない文章」

とも言えます。

 

「人を動かす」と言えば、

全世界で1500万部以上の大ベストセラーで

デール・カーネギーが書いた著書の

タイトルでもあります。

 

カーネギーによると、

人を動かす3原則は

 

1. 盗人にも五分の理を認める

(相手を批判しない)

 

2.重要感を持たせる

(承認欲求を満たす)

 

3. 人の立場に身を置く

(強い欲求をおこさせる)

です。

 

相手を批判せず、

大切な人として接し

相手の立場になってやる気をおこさせる、

 

どれも、

「読み手」に矢印を向けなくては

できないことです。

 

とかく仕事をしていると、

「〇〇をして下さい」

「△△をお願いします」など、

要求される機会が多く、

慢性的に心理的な負担を感じている人が

ほとんどです。

 

そんな中で、

いきなり要求するのではなく、

読む側への配慮が感じられると、

「それなら聞いてみようかな」と

心の中に「受け入れる余裕」がうまれます。

 

具体的には

 

①相手への配慮を言葉で示す。

例)テンプレート、コピぺの文章だけでなく、

パーソナルな一言を添える。

「先日◯◯して頂いたお陰で

スタッフも喜んでおりました。」等。

 

②相手が行動するための障害

(時間、手間、コスト)をなるべく少なくする。

 

例)

・大量のメールの中からでも見つけやすいように

タイトルや送る時間を工夫する。

・最小限のやりとりで済むように、

要件、日時、場所等をわかりやすく記載する。

・担当者以外でも理解、説明できるような

わかりやすい資料、図表を添える。

(持ち帰って他社と比較、検討しやすい)

 

③行動するメリットとその根拠を明確に伝え、

決断しやすくする。

例)◯◯を導入することで、

求人集客率が△%アップした

という実績があります。

 

④ためになる、心を動かす

(面白い、ほっこり、しみじみなど)内容を

提供することで、

信頼を貯金する。

例)このコラムはここを目指しています。

 

その文章を伝えることで、

相手にどんな行動をしてほしいか?

 

この文章は相手がその行動を起こしたい内容になっているか?

 

書き終わった文章を読みながら、

ご自分に問いかけることで、

「伝わる文章」に近づいていくことでしょう。