Swan Styleのスキルアップコラム

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♯ビジネスマナー 「初回商談時に”整えるべき”ポイントとは?」

ビジネスシーンだけでなく

人とのコミュニケーションにおいて

「第一印象が大切である」ということは

周知の事実でしょう。

 

諸説ありますが、

第一印象は大体6〜15秒で決まる、

と言われています。

 

それは目の前の相手が

「敵か味方か?」を

瞬時に判断しないと命に関わっていた動物の本能が

今でも無意識のうちに働いているからです。

 

一度相手に「敵」と認識されてしまうと、

それを覆し、

商談成立にもちこむのは至難の技です。

 

学生時代だったら

「初めて会った時は怖いと思ったけど

話してみたらいいやつだった」と

笑い話にもなるでしょうが、

ビジネスシーンではそうもいきません。

 

だからこそ優秀なビジネスマンほど

第一印象に気を配っているのです。

 

では初めてお客様と会う時に

何に気をつけたらいいのでしょうか?

 

それは大きく分けて

「見た目」「話し方」の2つです。

 

この「話し方」は、

話す内容ではなく、

声やトーン、スピード、間などのことです。

 

有名な「メラビアンの法則」でも

人は目から55%

耳からは38%、

言葉からはたった7%しか情報を得られていない

とされています。

 

あなたがどんなに商品やサービスの素晴らしさを熱弁しても

見た目や話し方の印象が悪ければ

残念ながらお客様は聞く耳を持たないのです。

 

まず「見た目」で大切なことは

「身だしなみ」「清潔感」です。

 

「オシャレ」はどちらかというと

印象を「プラス」にするためにするのに対し、

「身だしなみ」「清潔感」は

「マイナスにしない」ために心がけます。

 

つまり社会人として「最低限のこと」に気を配る

ということです。

 

具体式には

・髪はきちんとセットされ、表情がみえるか

・スーツやシャツにシワやほつれはないか

・爪は伸びていないか

・靴は汚れていないか、等々。

 

見た目ではないですが、清潔感として

タバコや汗の匂いはないか、も重要でしょう。

 

これらは先ほども触れた通り、

できているから好印象になる、というよりは、

できていない場合

「自分の身だしなみも管理できていない人」イコール

「顧客の細かなニーズに対応できない人」とイメージされ、

スタート地点から自分を不利にすることとなるのです。

 

次に「話し方」ですが、

「聞き方」も含まれます。

 

どうやって商品を売り込もう、と

「自分がどう伝えるか」ばかりに目を向けるのではなく、

・自然な笑顔で

・端的でわかりやすい説明をし

・一方的に話すのではなく、お客様の話に耳を傾け

・相槌、うなずき、メモを取る、など

貴重なお客様の時間を無駄にせず、

新たな価値を提供することでお役に立ちたい、

という意識を持って臨むことが重要です。

 

つまり「見た目」と「話し方」を整えることは、

「お客様」を意識することであり、

これらができていない人が

なかなか商談が成立しないのは当然のことなのです。

 

もし自分がお客様だったら

私からこの商品を買いたいだろうか?

 

商談前に鏡に向かって問いかけてみてはいかがでしょうか。

♯デジタル教材 「使い分けて効果的に学習!スマホ学習のメリット」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

終身雇用制度が終わりを迎えつつある今、

キャリアプランを複数確保しておきたい、

いつ会社を飛び出しても

次の仕事にすぐにつけるように準備したい、

という方も多いのではないでしょうか。

 

私もその1人です。

 

いざと言う時に困らないよう、

手に職となる資格を取ることにしました。

 

それは「保育士」。

 

もともと教育に興味があり、

保育士不足も深刻ですので、

もしもの時にすぐ職につけそうと思ったのが理由です。

 

仕事・家事・育児に忙しい毎日で

スクールに通う時間・金額のゆとりはないので

通信教育を選びました。

 

それても、落ち着いて座り

テキストを開く時間は確保できず、

もっぱら通勤電車内で勉強しました。

 

 

幸いなことに、朝は立ちながら

テキストを広げて読める混雑具合だったので

すっきり頭で知識をインプット。

 

帰りは運が良ければ途中から座れましたが、

1日働いてきた頭は疲れすぎていて

テキストを読んでも全く頭に入ってきませんでした。

 

そこで役立ったのが、スマホです!

 

通信教育のサービスの1つとして

テキストの単元ごとに

スマホで小テストが受けられるようになっていました。

 

疲れた頭でも、短い問題を読み、

4択のクイズをポチポチと回答するくらいなら

どうにかできました。

 

スマホやデジタル教材の良いところは、

間違えた問題を、

何回も繰り返して自動的に出してくれるところ。

 

自分で正誤をメモし、

間違えた問題だけを取り出して

やり直す必要はありません。

 

間違えた問題は

しつこいぐらい繰り返し出されたため、

苦手な分野が自然と鍛えられ、

覚えられるというメリットがありました。

 

朝、テキストが広げられないくらい

混雑してしまったときも

右手はつり革、左手はスマホで勉強。

通勤時間を有効活用できました。

 

キーワード解説もありましたが、

私の場合、スマホで文章を読んでも

頭になかなか入ってこなかったので、

ひたすらアウトプット中心に使いました。

 

持ち運びに便利な上に、

苦手な分野も苦労せずに覚えられる。

 

今までスマホやデジタル教材は

何だか苦手と、試しもせずに、

避けていた自分を恥じました。

 

おかげさまで無事に保育士試験に合格!

今の仕事が充実しているので

保育士としては活躍していませんが、

いざという時に役立つ資格あるというのは

心強いものです。

 

現在、子供向け通信教育の大手の会社でも

タブレット教材を扱っていますし、

勉強の動画をスマホで見ながら

受験勉強をしている学生もいる時代。

 

デジタル教材が当たり前という世代には

デジタル教材の方が

理解しやすい、わかりやすいとなっていくのでしょう。

 

世の中の流れに乗り遅れないよう

新しいことには挑戦し続けていきたいものです。

♯アンガ―マネジメント「怒りの裏にあるお客様の「本当の要望」は何か?」

近年「アンガーマネジメント」という言葉をよく見かけるようになりました。

 

アンガーマネジメントとは簡単に言うと

「怒りをコントロールする力」を身に付けることです。

 

数年前までは、上司が部下のミスを怒鳴り散らして叱る、

というのはドラマなどでもよく見かける光景であり、

問題になることはあまりありませんでした。

 

しかし現在では、

多くの企業や労働局内に「パワハラ相談窓口」が設けられており、

相手に怒りをぶつけただけで「パワハラ」と認定され、

左遷、降格、自主退社など不利な立場になることが多くなっています。

 

そのため、怒りの感情と向き合う

「アンガーマネジメント力を身につけよう」という人が増えているのです。

とはいえ、アンガーマネジメントは

「自分」の怒りの感情をコントロールする方法であり、

お客様など、「他人」の怒りをコントロールすることはできません。

 

しかし、アンガーマネジメントの概念を理解することで、

お客様に感情的に責められた際のダメージを最小限にすることができます。

 

では具体的に、

どのようなことを心がければよいのでしょうか?

 

まず大切なことは、

「怒りの構造」を理解すること、です。

 

一般社団法人日本アンガーマネジメント協会代表理事安藤駿介さんの

「誰にでもできるアンガーマネジメント(KKベストセラーズ)」によると、

「怒り」は第二次感情と言われており、

突然湧いてくることはありません。

 

心の中にある、

不安、つらい、苦しい、悲しい、疲れたなど、

マイナス感情(第一次感情)が刺激された時に、

それをうまく伝えられないために、

怒ることで表現しているのです。

 

なぜ怒るという表現方法を使うのかというと、

それが相手に最も伝わる方法だと思っているからです。

 

ですので、お客様が感情的に怒っている時に、

「怒られている」ことにフォーカスし、

「早く冷静になってくれないかな」とばかり思っていると、

お客様は自分の要求が伝わっていないと感じ、

怒りがエスカレートする場合があります。

 

まずは、

「お客様の第一感情(要望)は何なのだろう?」

というアンテナを立て、

じっくりお客様の声に耳を傾ける姿勢を見せます。

 

するとお客様は、

怒らなくても伝わるのだと理解し、

少しずつクールダウンしていきます。

 

同著によると、お客様が何を求めているのかを探る際に、

以下の3つのタイプに分けるとわかりやすいそうです。

 

1.様子見タイプ

クレームを言ってみたいだけ。ある意味、本気で問題を解決したいとは思っていない。

2.他責タイプ

自分には一切非がないと思っており、相手を追い込めれば満足。

3.カスタマータイプ

お互いに譲歩できる落とし所を見つけようとしている。

 

1、2のタイプは、

クレームを言うこと、

相手を追い込むことが目的であり、

何をして欲しいのか、

本人自身も理解していない場合が多いため、

なかなか要望が出てきません。

 

その際は、

じっくり話を聞いた後、

クレームを伝えてくれたことに感謝を示すと

納得する場合が多いようです。

 

3のタイプは、

御社の製品、サービスを今後も使っていきたい、

もっと良くなってほしい、

と言う思いかある場合が多いため、

じっくりと要望を聞き、

解決策を提案することで、

今後リピーターに成長する可能性があります。

 

いずれにせよ、

お客様の「怒り」の感情に振り回されず、

その裏にある本当の要望に耳を傾けることで、

あなた自身の心の健康も保ちつつ、

顧客満足につなげていきましょう。

 

#アンガーマネジメント「先輩の怒りから学んだ、イライラをヒントに転換するコツ」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

ビジネスでも、プライベートでも

毎日のようにささいな

怒りやイライラを感じます。

 

しかし、感情を爆発させて良いのは

小さな子どもくらいでしょう。

一人前の大人としては、

感情を上手にコントロールしたいものです。

 

特に怒りの感情には注意が必要です。

コントロールができないと何が起きるでしょうか。

先輩とペアで仕事をしていた時のことです。

 

ある取引先の営業の方は

打ち合わせの際、常にメモを取りませんでした。

 

さすが慣れた営業の方、

いちいちメモを取らなくても、

スケジュールや金額など

細かい情報も覚えられるのか、と

最初は感心していました。

 

しかし、仕事を進めていくと、

何度も同じことを確認されるように。

 

経験豊富な営業の方に

失礼にあたる気がして

「メモを取ってください」とは言えませんでした。

 

もしかしたら

聞きながらメモを取るという

2つの動作を同時に行うのが苦手かもしれない、

目の前でメモを取るのが失礼だという考えで

打ち合わせ後、こっそりメモを取っているのかも…

とも考えていました。

 

私たちとしては、仕事に支障が出ないよう、

打ち合わせ後、メールで話した内容をまとめていました。

 

しかし、営業の方の確認不足により

ついに私たちに損失が出る事態に。

 

営業の方が謝罪に訪れた会議室で、

ついに先輩の怒りが爆発しました。

 

「どうしてこうなったんですか!」

「なぜ確認しなかったんですか!!」

大声で怒る声が会議室に響きました。

 

同席していた私たちの上司が

「そんなに怒らず、対応を考えよう」と促しても

「先方の肩を持つんですか?!」と

さらにヒートアップ。

 

怒りを受けた営業の方は委縮してしまい、

思考停止状態に。

 

同席している私も一緒に怒られているような気分になり、

なんだか居心地の悪い時間を過ごしました。

 

確かに確認をしていれば防げたミスでした。

先輩は仕事に厳しい人だったので、

簡単なミスが許せなかったのでしょう。

 

しかし、起きてしまったものは

怒りを爆発させても

どれだけ相手を責めても

結果は変わりません。

 

この事例では、今後のミスを防ぐために

業務フローを企業間で見直すことが必要なこと。

 

短くても相手の心に刺さるように

怒りの感情を伝えることはできます。

 

怒りを感じたら、まず冷静になり

原因を把握し、

解決したい方向性を見つけてから

相手に伝えることが大事だ、と

先輩を反面教師にして学ぶことができました。

 

また、怒りに任せて行動してしまうと

感情の波に流されてしまう人と認識され

あなた自身の評判を落とすこともあります。

 

怒りやイライラは不満の証。

そこには業務改善や新商品・新サービスのヒントが

隠されています。

 

怒りを感じなくすることはできませんし、

する必要もありませんが、

よりよいビジネスのため、

あなたの評価を下げないためにも

コントロールする技術を学んでみませんか?

#ビジネスライティング「伝わる文章とは?」

書店に行くと、

「伝わる文章」関連の本だけで

数十冊も並んでいます。

 

それだけ多くの人が

「伝えたい」

けれども

「伝わらない」

と悩んでいるということでしょう。

 

ではさっそく本題ですが

「伝わる文章」とは

どんな文章だと思いますか?

 

それを考える前に質問です。

 

あなたの目的は、

本当に「伝えること」ですか?

 

あなたが取引先にメールを送ったり、

企画書を提出するのは、

その内容を「伝える」ためですか?

 

もちろん

それだけではないですよね。

 

たとえば

アポイントの依頼メールだったら

「アポイントを受けてもらう」こと、

 

企画書だったら

「その企画を承認してもらう」ことが

目的ではないでしょうか。

 

ということは

「伝わる文章」とは

読んだ相手が何らかの行動を起こす

つまり

「人を動かす文章」である

と言えます。

 

逆に言うと

「伝わらない文章」とは、

読んだ後に何をしたらいいのかわからない、

提案された行動をしたいと思えない、

「動きたいと思えない文章」

とも言えます。

 

「人を動かす」と言えば、

全世界で1500万部以上の大ベストセラーで

デール・カーネギーが書いた著書の

タイトルでもあります。

 

カーネギーによると、

人を動かす3原則は

 

1. 盗人にも五分の理を認める

(相手を批判しない)

 

2.重要感を持たせる

(承認欲求を満たす)

 

3. 人の立場に身を置く

(強い欲求をおこさせる)

です。

 

相手を批判せず、

大切な人として接し

相手の立場になってやる気をおこさせる、

 

どれも、

「読み手」に矢印を向けなくては

できないことです。

 

とかく仕事をしていると、

「〇〇をして下さい」

「△△をお願いします」など、

要求される機会が多く、

慢性的に心理的な負担を感じている人が

ほとんどです。

 

そんな中で、

いきなり要求するのではなく、

読む側への配慮が感じられると、

「それなら聞いてみようかな」と

心の中に「受け入れる余裕」がうまれます。

 

具体的には

 

①相手への配慮を言葉で示す。

例)テンプレート、コピぺの文章だけでなく、

パーソナルな一言を添える。

「先日◯◯して頂いたお陰で

スタッフも喜んでおりました。」等。

 

②相手が行動するための障害

(時間、手間、コスト)をなるべく少なくする。

 

例)

・大量のメールの中からでも見つけやすいように

タイトルや送る時間を工夫する。

・最小限のやりとりで済むように、

要件、日時、場所等をわかりやすく記載する。

・担当者以外でも理解、説明できるような

わかりやすい資料、図表を添える。

(持ち帰って他社と比較、検討しやすい)

 

③行動するメリットとその根拠を明確に伝え、

決断しやすくする。

例)◯◯を導入することで、

求人集客率が△%アップした

という実績があります。

 

④ためになる、心を動かす

(面白い、ほっこり、しみじみなど)内容を

提供することで、

信頼を貯金する。

例)このコラムはここを目指しています。

 

その文章を伝えることで、

相手にどんな行動をしてほしいか?

 

この文章は相手がその行動を起こしたい内容になっているか?

 

書き終わった文章を読みながら、

ご自分に問いかけることで、

「伝わる文章」に近づいていくことでしょう。

 

#ビジネスライティング「書く心も磨く」

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

自慢ではないですが、子どもの頃から文章力には自信がありました。

 

読書感想文や、小論文なども

楽しんで書いていました。

 

しかし、この自信、就職してから見事に打ち砕かれました。

 

チラシなど広告全般を

制作する部署に配属された頃のことです。

 

 

自信満々でコピーを書き

指導係の先輩にチェックしてもらったところ、

赤字だらけで返ってきました。

 

指摘された内容は

 

伝えたいことがわからない、

読者にこの専門用語は伝わらない、

主語がない、

読点の打ち方がおかしい、などなど。

 

正直、凹みました。

 

私の頭の中では、情報収集もして

考え抜いて、この流れで完璧!と思ったのですが、

読み手の頭の中は同じではありません。

 

先輩の直した赤字を読んでみると、

確かにわかりやすく、

すっと頭の中に入ってきました。

 

今でもあの悔しさは忘れられません。

 

経験を積むことで、文章を書くコツは

少しずつ身に付いていきました。

 

しかし、先輩の教えで重要だったのは、

具体的なテクニックよりも

読み手を具体的にイメージすることでした。

例えば、

どのくらいの年代の人なのか、

伝えたい内容について読み手はどのくらい

基礎知識や興味関心があるのか、

 

ゆったりと時間をかけて読むのか、

忙しい中のスキマ時間で読むのか  など。

 

読み手の環境が異なれば、

伝わりやすい文章も異なります。

 

例えば、社内の資料で

専門用語を全員が理解している状況であれば、

それらを使って完結に、より深い内容を。

 

プレゼンテーションの資料ならば、

専門用語の解説も踏まえながら、

クライアントにとってのメリットが

短時間でわかる書き方を。

 

メールでは、箇条書きや改行を上手に使いながら

伝えたいことを短文で、はっきりと。

 

どんなに頑張っても

読み手の頭の回路を正確に予測することはできません。

 

それでも、できる限り予測するために、

常にアンテナを張って情報を収集し、

いろいろな立場の人と

コミュニケーションをとること、

そのための努力を怠らないことが

重要だと教わりました。

 

おかげで伝わる回数が増えてきたように思いますが、

今でもたまに失敗をします。

日々、精進せねば、と肝に銘じています。

 

また、読み手側として、たまに、

何を伝えたいのか、どのような依頼をしてきているのか

何度読んでも理解できない

メールや報告書に出会うことがあります。

その場合、自分の理解力不足を感じながらも

電話で確認することにしています。

 

これはやりとりしている2人にとっても

管理者、経営者の視点から見ても

時間と労力の無駄です。

 

めまぐるしく変わるビジネス環境の中、

早く、正確に伝える重要性は増してきています。

 

メールやプレゼン資料、

議事録や報告書、社外への広報資料…

ビジネスパーソンにとって

書く機会はたくさんあります。

 

この機会に現場で働く方だけでなく、

指導する立場にある方も

書く技術だけでなく

書く心までも磨いてみませんか。

#ビジネスマナー 新年度だからこそ電話応対を考えてみる

こんにちは。ブログ担当の石山です。

 

みなさん、電話応対は得意ですか?

 

 

私は社会人経験を積むにつれ慣れましたが

どちらかと言えば苦手です。

 

自分なりに理由を考えてみると

初対面の人と会話をすることだけでなく

声だけでやりとりをしなければならないプレッシャー

大きいように思います。

 

以前ご紹介した「アルバートメラビアンの法則」よれば、

人はコミュニケーションを取る際、

表情や立ち振る舞いなとの視覚から得る情報=55%、

声のトーンやスピードなど聴覚から得る情報=38%、

話の内容=わずか7%です。

 

電話応対の場合

ほぼ半数を占める視覚情報がない中で

やり取りをする必要があります。

だからこそ

55%の「声の印象」

7%の「何を話しているか?」

が電話応対の質を左右するのです。

 

 

前職で一時的に

お客様サービスセンター業務を手伝ったことがあります。

その時私なりに

電話応対で重要だと感じた事をご紹介します。

 

1.第一声の重要性 ~電話における第一印象

企業名を名乗る時の声の明るさが

お客さまに与える印象は非常に大きいものです。

まさに電話応対における第一印象です。

 

また、お困りごとや不満を持って問合せしてきたお客さまは

イライラしていることも多いでしょう。

そこで元気がない声や

事務的な冷たい声を聴かされたら

一層ご不満が募ってしまうかもしれません。

 

2.質問の重要性 ~お客様の問いを把握する

お客様の質問が明確になっているとは限りません。

「わからないこと」をどうやって伝えたらいいのか

迷いながら電話をかけてくる人が多いのです。

 

受け手としては丁寧にお話しを伺い、質問をし

お客様が何に困っていて

何を求めているのかを

明確にすることが重要だと感じました。

 

3.伝え方の重要性 ~お客様の立場に立つ

電話を受ける側にとって問合せに答えることは日常です。

また似たような問合せを受け続けることもあるでしょう。

そのため「またか」という気持ちになり

基本的なことを省略しがちです。

 

しかし、お客様は違います。

 

例えばこんなことがありました。

 

お客様の購入履歴を確認するために

顧客番号を教えていただく必要があります。

しかし、顧客番号が書いてある書類には

顧客番号はこちらといった表記はなく

商品番号や型番など

似たような数字の羅列も一緒に記載されています。

 

そのため

ここで時間がかかってしまったり

イライラした様子になるお客さまが

たくさんいらっしゃいました。

 

「顧客番号をお教えいただけますでしょうか」

 

だけでは、伝わりません。

 

「お名前の右下にある赤い色の文字です。

 ○桁の数字で、アルファベットは含みません。」

 

「近くにアルファベットが入った数字がありますので

 お気をつけ下さいませ。」

 

など、細かく具体的に説明を添えて

伝える必要がありました。

 

4.音声表現の重要性 ~ききとりやすさ

どんなに適切な説明をしていても

それを聞き取ってもらえなければ

意味がありません。

耳からの情報だけで理解してもらうために

一文は短めに

ゆっくり、はっきり話すこと

も大事だと痛感しました。

 

 

今、ご紹介した点は電話応対だけでなく、

対面でのコミュニケーションでも重要なことではないでしょうか。

 

電話応対は音声に頼る分、

コミュニケーションのツボが

ぎゅっと凝縮されているように感じます。

 

日々、よりよい電話応対を模索している方

苦手意識を持っている方

などはぜひ参考にしてみてくださいね。

#サービス&ホスピタリティ カウンターでのお客様視点の対応とは

こんにちは。ブログ担当石山です。

 

ショッピングモールに買い物に行ったときのお話です。
楽しく買い物をし、さぁ帰ろうとモールを出た時
帽子がないことに気づきました。

 

その帽子は旅行先で買ったお気に入りの物。
あきらめられる物ではなかったので
探すことにしました。

(more…)

#ビジネスマナー そのまま使える年末年始の挨拶例文

みなさま、こんにちは。工藤でございます。

挨拶文はインターネット検索をすれば、例文はたくさん出てくるのはわかっているけれど

そこから選び出すのが大変ですよね。

 

そこで

・社外への挨拶

・スタンダードな年末年始の型

・砕けすぎない一文/比較的固めの一文

を詰め込んだ例文集を以下でシェアさせていただきます。

 

◆年末のご挨拶例文

件名:年末のご挨拶/※この後に自社名と氏名を入れても良い

○○株式会社  ○○様

平素は大変お世話になっております。/平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の山田/山田良夫でございます。

※1年の感謝の気持ちを伝える
今年も残すところ、あとわずかとなりました。/ ○○様にはこの1年間大変お世話になりました。

※ ↓ 相手への特別な感謝や、思い出などの一文を入れる
特に△△プロジェクトの件では、参考になるアドバイスや励ましをいただきました。
無事成約に至ったのも○○様のお力添えのおかげです。
心より感謝しております。/誠にありがとうございました。

※↓来年への抱負や事業PR、相手先に動向への支援表明など、未来に繋がる一文を入れる
来年は貴社の□□プロジェクトでご一緒させていただきます。
教えていただいたことを発揮し、お役に立つ所存でございます。
何卒、本年同様のご愛顧を賜わりますよう、お願い申し上げます。

※↓年末年始の営業を伝える
なお、弊社は12月○○日(月) ←※曜日を加える で仕事納めとなり、
新年は、1月○日(月)←※曜日を加える から通常営業を開始いたします。

※↓メールで挨拶をすることを一言断る
メールで恐縮ではございますが、これにて年末のご挨拶とさせていただきます。

季節柄、引き続きお身体をご自愛いただき
どうぞ良いお年をお迎えください。
新年もよろしくお願いいたします。

 

◆年始のご挨拶例文

件名/年始のご挨拶/※自社名と氏名を入れても良い

○○株式会社 ○○部 ○○様

※年始の挨拶
明けましておめでとうございます。/謹賀新年

株式会社○○の佐藤/佐藤花子でございます。

旧年中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。/旧年中は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

※今年の抱負や、相手の事業に関連することに触れる
今年も引き続き、貴社○○プロジェクトでお世話になります。
このプロジェクトの締めくくりの一年となりますので、
気持ちを引き締めて、更にお役に立てるよう邁進する所存でございます。

一層のご指導ご鞭撻をいただければ幸いです。

※営業開始日を入れる
なお、弊社は1月○日(月)より平常通り営業いたします。

また○○様とお目にかかれますことを楽しみにいたしております。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

 

いかがでしょうか。
メールは真剣に作成しようと思うと、意外に時間がかかるものです。

例文で時間の効率化に繋がれば、とてもうれしいです。

 

#ビジネスマナー 年末年始の挨拶、どうしていますか?

みなさま、こんにちは。スワンスタイル工藤でございます。
今年も残すところ、あと数日となりました。

 

さて、最近では年末年始の挨拶をメールで行うことが増えています。
ここでは年末年始の挨拶メールのポイントと例文をご紹介します。

 

 

◆挨拶メールのポイント

  1. メールには型がある、その型をうまく利用する
  2. 送る相手とのエピソードを入れる
  3. 相手が受け取りやすい時間帯に送る

 

◆1、メールには型がある、その型をうまく利用する

年末年始の挨拶メールには一通りの型があります。

年末用であれば

・文頭の挨拶
・1年の感謝を伝える
・年末年始の営業についてお知らせする
・相手を気遣う言葉を添える
・締めくくりの挨拶

この流れが一般的です。

この型は、インターネットで例文検索をすると数多く出てきますが
例文の中から

自社の社風や顧客属性に合う例文

を選ぶことが大切です。

普段から非常にフランクに接しているお客さまに
固い印象の例文で送ってしまうと
「いつもの○○さんらしくないな」と
違和感を抱かせてしまうかもしれません。

 

◆2、送る相手とのエピソードを入れる

定型文は間違いが少ないというメリットもありますが
どこか「マニュアル的」な印象を与えてしまいます。

そこで文章の中に「その人とだけの特定のエピソード」を挟み込むことで
単なる定型文にグッとあなたらしさが加わります。
相手に「もらってうれしい」「心に残る」メール挨拶文のポイントです。

そのエピソードは、苦労話などのネガティブなものより
それを乗り越えた感謝や、楽しかった思い出など
年末の挨拶にふさわしい明るいものが良いでしょう。
ご自分の言葉で、相手への感謝を伝えてください。

 

 

◆3、相手が受け取りやすい時間帯に送る

せっかく気持ちと時間をかけて作った挨拶メールでも
読んでもらえなければ意味がありません。
先方企業の年末スケジュールはあらかじめ確認しておきましょう。
送信時間もビジネスタイムを守りたいものです。

また、昨今では年末年始に有給を加え御用納めより早く休みに入る社員もいらっしゃいます。
送りたい相手の年末のスケジュールをあらかじめ聞いておくことも必要でしょう。

次では年末年始挨拶例文を掲載します。